תרגום נוטריוני ותרגום מאושר: מתי צריך כל אחד ואיך נערכים מראש

מי שהגיש פעם בקשה לאזרחות זרה, נרשם ללימודים בחו"ל, חתם על עסקה עם חברה בינלאומית או ניהל הליך משפטי מול גורם זר, גילה מהר מאוד שתרגום רגיל לא תמיד מספיק. רשויות, בתי משפט ומוסדות רבים דורשים תרגום שמלווה באישור רשמי, ולעתים גם בחותמת נוספת שמאמתת את המסמך המקורי. המונחים המקצועיים, כמו תרגום נוטריוני, תרגום מאושר ואפוסטיל, מבלבלים רבים, וטעות בבחירת סוג התרגום עלולה לגרום לדחיית הבקשה ולעיכובים יקרים. הנה הסבר מסודר שיעזור לכם להבין מה אתם צריכים, עוד לפני שאתם פונים לגורם מקצועי.

מהו תרגום נוטריוני

בישראל, תרגום נוטריוני הוא תרגום שנוטריון מאשר את נכונותו. נוטריון הוא עורך דין ותיק שקיבל הסמכה מיוחדת ממשרד המשפטים, והוא רשאי לאשר כי התרגום נאמן למקור. במקרים רבים הנוטריון עצמו שולט בשתי השפות ומבצע את התרגום, ובמקרים אחרים התרגום נעשה על ידי מתרגם, והנוטריון מאשר אותו בהתאם לכללים הקבועים בתקנות.

האישור הנוטריוני מצורף לתרגום ולעותק של המסמך המקורי, ונושא את חתימת הנוטריון וחותמתו. במקרים רבים מסמך כזה מתקבל על ידי רשויות בחו"ל ועל ידי גופים בישראל כמסמך רשמי. שכר הטרחה של נוטריונים בישראל מוסדר בתקנות, ולכן כדאי לבדוק את התעריפים המעודכנים לפני שמזמינים את השירות.

מהו תרגום מאושר או מוסמך

במדינות רבות קיימת מערכת אחרת: מתרגמים מוסמכים או מושבעים, שמונו על ידי בית משפט או גוף ממשלתי, ורשאים לאשר בעצמם את התרגומים שלהם. כך למשל במדינות אירופה רבות. בארצות הברית ובבריטניה נהוג לעתים להסתפק בתצהיר של המתרגם או של משרד התרגום, שמצהיר כי התרגום מדויק ושלם.

המשמעות המעשית היא שהדרישה תלויה במדינה ובגוף שאליו מוגש המסמך. מסמך שיתקבל בקלות בארצות הברית עם הצהרת מתרגם עשוי שלא להתקבל במדינה אירופית שדורשת מתרגם מושבע מקומי או אישור נוטריוני. לכן, הצעד הראשון והחשוב ביותר הוא לברר מראש, בכתב אם אפשר, מה בדיוק הגוף המקבל דורש.

מה זה אפוסטיל ומתי הוא נדרש

אפוסטיל הוא אישור בינלאומי שמאמת את החתימה והחותמת שעל מסמך ציבורי, כך שיוכר במדינה אחרת. הוא מבוסס על אמנת האג, שמדינות רבות הצטרפו אליה, כולל ישראל. במדינות החברות באמנה, אפוסטיל מחליף את תהליך האימות הקונסולרי הארוך שהיה נהוג בעבר.

בישראל, אפוסטיל ניתן על ידי גורמים מוסמכים שונים, לפי סוג המסמך. לעתים צריך אפוסטיל על המסמך המקורי, לעתים על התרגום הנוטריוני ולעתים על שניהם. כאן בדיוק נוצרות הטעויות הנפוצות, ולכן כדאי לשאול את הגוף המקבל באופן מפורש מה הסדר הנדרש. במדינות שאינן חברות באמנה, ייתכן שיידרש תהליך אימות שונה דרך משרד החוץ והקונסוליה.

אילו מסמכים דורשים תרגום רשמי

הרשימה ארוכה, אבל הנה המסמכים הנפוצים ביותר שנדרשים בתרגום מאושר:

• תעודות לידה, נישואין, גירושין ופטירה.
• תעודות השכלה, גיליונות ציונים ותעודות מקצועיות.
• מסמכים משפטיים כמו פסקי דין, ייפויי כוח וצוואות.
• מסמכי תאגיד, כמו תעודת התאגדות ותקנון חברה.
• אישורי יושר, תעודות רפואיות ומסמכים פיננסיים.

בעסקים, נדרש תרגום רשמי לעתים קרובות כשפותחים חברה בת בחו"ל, משתתפים במכרז בינלאומי או רושמים פטנט וסימן מסחר במדינה אחרת. גם מסמכים שמוגשים לבתי משפט בישראל בשפה זרה מחייבים בדרך כלל תרגום לעברית באישור מתאים.

איך נערכים נכון וחוסכים זמן

העצה הראשונה היא להתחיל מוקדם. תהליך שכולל השגת מסמך מקורי, תרגום, אישור נוטריוני ואפוסטיל יכול לקחת זמן, במיוחד אם צריך להזמין מסמכים מארכיונים או ממוסדות בחו"ל. מי שמתכנן הגירה, לימודים או עסקה בינלאומית צריך להתחיל לטפל במסמכים חודשים מראש.

העצה השנייה היא להכין רשימה מסודרת. לכל מסמך רשמו מי דורש אותו, באיזו שפה, איזה סוג אישור נדרש, והאם יש צורך באפוסטיל. כדאי גם לבדוק את תוקף המסמכים, משום שגופים מסוימים דורשים שהמסמך המקורי יהיה עדכני ולא ישן מתקופה מסוימת.

בחירת נותן השירות

כשבוחרים נוטריון או משרד תרגום, כדאי לבדוק את הניסיון שלהם בסוג המסמך ובזוג השפות הרלוונטי. מסמך משפטי מסובך דורש מתרגם שמכיר את המינוח המשפטי בשתי מערכות החוק, ותעודה רפואית דורשת היכרות עם מונחים רפואיים. שאלו מראש כמה זמן ייקח התהליך ומה כלול במחיר.

במקרים של מסמכים משפטיים מהותיים, כמו חוזים, צוואות או מסמכים בהליך משפטי, מומלץ להתייעץ גם עם עורך דין שמתמחה בתחום. הוא יוכל לוודא שהתרגום משקף נכון את המשמעות המשפטית ושאין בו ניסוחים שעלולים ליצור בעיה בהמשך.

טעויות נפוצות שכדאי להימנע מהן

טעות אחת נפוצה היא לתרגם את השמות באופן לא עקבי. אם השם שלכם מופיע בדרכון באיות מסוים, הקפידו שהוא יופיע באותו איות בכל המסמכים המתורגמים. אי התאמה בשמות היא אחת הסיבות הנפוצות לעיכובים. טעות נוספת היא להגיש צילום במקום עותק מאושר, כשהגוף המקבל דורש עותק נאמן למקור.

מסמכים דיגיטליים ואישורים מקוונים

בשנים האחרונות יותר ויותר רשויות מנפיקות מסמכים בגרסה דיגיטלית, עם חתימה אלקטרונית או קוד אימות. השאלה אם גוף בחו"ל יקבל מסמך כזה, ואיך יש לתרגם ולאשר אותו, אינה פשוטה. חלק מהמדינות מקבלות אפוסטיל אלקטרוני, ואחרות עדיין דורשות מסמך מודפס עם חותמת רטובה.

לכן, גם כאן הכלל הוא לברר מראש. אם קיבלתם מסמך דיגיטלי, שאלו את הגוף המקבל באיזו צורה עליכם להגיש אותו, והאם הדפסה עם אישור נוטריוני מספיקה. כדאי לשמור עותקים סרוקים של כל המסמכים המתורגמים והמאושרים, משום שלעתים קרובות יידרשו שוב בהליכים עתידיים.

לסיכום, תרגום רשמי של מסמכים הוא תחום שבו הפרטים הקטנים קובעים. בררו מראש מה נדרש, תכננו זמן מספיק, בחרו נותן שירות מנוסה, ובמקרה של ספק, התייעצו עם איש מקצוע. ההשקעה בתכנון תחסוך לכם דחיות, הוצאות כפולות ועוגמת נפש.